KI-Assistenten in der Hausverwaltung

Wir arbeiten seit Januar 2026 in der telefonischen Annahme über die 0-Durchwahl mit einer digitalen Gesprächsführung. Sie stellt gezielte Rückfragen, erfasst die wichtigsten Daten und legt automatisch ein Ticket an. Das spart Zeit auf beiden Seiten und stellt sicher, dass jedes Anliegen effizient bearbeitet werden kann.

Warum wir auf einen KI-Assistenten setzen

In Stoßzeiten sammeln sich Anrufe, Rückfragen und Rückrufe. Die automatisierte Annahme sorgt dafür, dass jedes Anliegen sofort aufgenommen, strukturiert erfasst und priorisiert wird. So gehen keine Details verloren und das Team kann gezielter antworten.

So funktioniert der Ablauf für Anrufer

• Sie wählen unsere zentrale Nummer: 030 16638110 (0-Durchwahl).
• Das System fragt zunächst, worum es geht, und stellt dann gezielte Rückfragen zu Ort, Dringlichkeit und Kontext.
• Relevante Daten wie Objekt/Adresse, Kontakt, Dringlichkeit werden automatisch erfasst und validiert.
• Ein Ticket wird erstellt und direkt an unser Team weitergeleitet, damit die Bearbeitung umgehend beginnen kann.

In unserem Test hat die Aufnahme systematisch nachgehakt, bis alle wichtigen Infos vorlagen – ohne Weiterverbinden oder Warteschleife. Für komplexe Fälle geht das Ticket mit allen Notizen direkt an das zuständige Team, damit keine Zeit verloren geht.

Vorteile für Eigentümer und Mieter

Was sich für Eigentümer und Mieter spürbar ändert:

• Kürzere Wartezeiten: Anliegen werden sofort aufgenommen, ohne Durchstellen.
• Saubere Dokumentation: Angaben landen strukturiert im Ticket statt in E-Mail-Threads.
• Nachvollziehbarkeit: Klarer Status des Tickets, weniger Rückfragen.

Vorteile für unser Team

Die automatisierte Aufnahme nimmt uns Routinearbeit ab und schafft Zeit für den persönlichen Austausch.

• Mehr Zeit für Lösungen: Fokus auf Mensch-zu-Mensch-Kontakt und individuelle Betreuung.
• Strukturierte, vollständige Datenerfassung: spart Rückfragen und beschleunigt die Bearbeitung.
• 24/7-Erreichbarkeit: Anliegen werden auch außerhalb der Bürozeiten erfasst.
• Bessere Priorisierung: Tickets kommen mit Kategorie und Dringlichkeit an.

So bleibt mehr Energie dort, wo sie hingehört: bei der eigentlichen Problemlösung.

Datenschutz und Transparenz

Wir nutzen den KI-Assistenten ausschließlich zur strukturierten Erfassung von Service-Anliegen. Es werden nur die Daten abgefragt, die zur Bearbeitung notwendig sind; sensible Informationen werden nicht gespeichert. Die Verarbeitung erfolgt gemäß geltenden Datenschutzvorgaben.

Wann trotzdem ein Mensch übernimmt

Der KI-Assistent übernimmt die strukturierte Aufnahme und die erste Erfassung – aber die eigentliche Bearbeitung und Problemlösung bleibt in Menschenhand. Bei Sonderfällen, Eskalationen, komplexen Sachverhalten oder wenn eine Entscheidung getroffen werden muss, landet das Ticket sofort bei unserer Fachabteilung – inklusive aller Mitschriften, Rückfragen und erfassten Details des Assistenten.

So kann unser Team direkt und ohne Informationsverlust einsteigen. Am Ende zählt der persönliche Kontakt zwischen Menschen: Wir setzen weiterhin voll und ganz auf den direkten Austausch mit Ihnen, auf Verständnis, Empathie und individuelle Lösungen. Was wir durch den KI-Assistenten erreichen konnten, ist eine deutliche Entlastung bei der zeitraubenden Annahme, beim Abfragen und beim manuellen Eintippen von Daten – damit mehr Zeit und Energie genau dort bleibt, wo sie hingehört: bei der eigentlichen Problemlösung.

Selbst ausprobieren

Rufen Sie gern an und testen Sie den Ablauf: 030 16638110. Ihr Feedback hilft uns, den Assistenten weiter zu verbessern.

Fazit

Die automatisierte Annahme beschleunigt den Einstieg, sorgt für vollständige Tickets und schafft Transparenz. Kunden sparen Zeit, wir priorisieren schneller, und bei komplexen Fällen bleibt unser Team persönlich ansprechbar.

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